La DIAN, Dirección encargada de recaudar los impuestos en Colombia, ha determinado una sanción contra nuestra Universidad Francisco José de Caldas. La causa: la presentación extemporánea de la Declaración de Ingresos y Patrimonio. Tenía que presentarla en abril 23 y lo hizo el 27, cuatro días después. La sanción, según la notificación, correspondía al 0.5% del valor patrimonial de la institución; o sea, a un exorbitante monto de 13.000 millones de pesos.

Las gestiones de urgencia que adelantó el Rector, el Vicerrector Administrativo y la Secretaria General dieron como resultado el hecho de que la multa fuera rebajada a 1.300 millones, una suma sensiblemente más baja, pero aún muy lesiva para los recursos de la Universidad. 

Los responsables de hacer esa Declaración, de firmarla y subirla al sistema, a tiempo, son las secciones de Contabilidad y Tesorería, ambas pertenecientes a la División Financiera. Así lo dice textualmente el Manual de Funciones. Tanto el jefe de Contabilidad como la Tesorera han reconocido verbalmente que incurrieron en ese olvido lamentable y oneroso. Por otra parte, el jefe de la división nunca se dio cuenta de ese hallazgo. 

A propósito, así reza en el Manual de Funciones, la número 10 de las funciones específicas del cargo del jefe de Contabilidad: “Preparar y firmar informes financieros a entidades fiscales y distritales”. Esta disposición es literalmente la misma que figura entre las funciones específicas para la Sección de Tesorería. 

Si la falla fue involuntaria, revela incompetencia evidente; si llegare a ser consciente, muestra un dolo indefensable que hace terrible daño a la institución, a la comunidad y a la alta dirección administrativa. Hay que repetirlo: la responsabilidad recae directamente en Contabilidad y en Tesorería; y, de manera general, en la División financiera. Es lo que de manera natural se desprende de la división del trabajo en la administración de la Universidad, tanto en las funciones como en los procesos. 

Allí no cabe la posibilidad de que se diluya tal responsabilidad, aún si muchos otros procesos no aparecen suficientemente explicitados y detallados. Se trata de una una práctica no solo establecida en el Manual de Funciones, en cabeza de Contabilidad y Tesorería, sino que además corresponde a una lógica institucional en la asignación de tales tareas ¿A quién más si no a dichas secciones podría pertenecer tal tarea? Ellas son las que disponen de la información respectiva y de la capacidad de pago, si fuera necesario hacer alguno.

El error de los funcionarios ya mencionados, pertenecientes al área financiera, rompe además con dos elementos propios de una administración moderna; a saber: una sabia rutinización y actualización de los procesos, por una parte; y, por la otra, la confianza interna que acompaña el cumplimiento de cada función.

La rutinización, no mencionada aquí en forma negativa sino de una manera neutra, tiene que ver con la repetición adecuada de unas prácticas que son usuales en la organización. Es una rutinización que ayuda a la especialización y a la eficacia porque los procesos y las prácticas habituales son hechas por los funcionarios responsables, acudiendo a una memoria institucional y a unos hábitos o técnicas, muy operables, que evitan los riesgos de fallas o incumplimientos. 

A su turno, la confianza interna determina que la organización confía en que cada uno cumple con sus funciones normalmente, salvo que medien acontecimientos extraordinarios o catastróficos.

Es claro que los funcionarios encargados de la Declaración de Ingresos y Patrimonio rompieron con la rutinización de una burocracia moderna que mantiene aceitados sus engranajes y que repite sus obligaciones y buenas prácticas. Así mismo, que faltaron contra la confianza que debe rodear el cumplimiento de esas prácticas, de las que son agentes, para que la institución globalmente se mantenga segura. 

Ellos deben enfrentar las responsabilidades que les competen. A su turno, la alta administración de la Universidad acudirá a los medios posibles para la recuperación de los dineros de la sanción, que fueron transferidos al erario del Estado.