En la resolución 21 del 2019 del Consejo Académico se estipuló que la inscripción automática de espacios académicos de pregrado para el periodo 2019-1 tendría lugar el 20 de marzo y al día siguiente se daría inicio al periodo de adiciones y cancelaciones, el cual se finalizaría el 29 del mismo mes.

Durante este proceso, se registraron en las bases de datos del sistema, 41.108 registros de adición, 26.752 registros de cambio de grupo y 14.221 registros de cancelación.

Es importante resaltar que este trámite, el cual se realiza por internet, da la posibilidad de cambiar los espacios académicos en tiempo real, evitando el desplazamiento de los estudiantes a las oficinas de su Proyecto Curricular y reduciendo los tiempos para realizar este proceso. Cabe destacar que lo anterior está sujeto a los cupos disponibles que ofrecen dichos programas.

Este proceso resalta los avances que se han realizado relacionados con la disminución de los trámites y el tiempo que se debe invertir para que los estudiantes de pregrado antiguos agreguen un nuevo espacio académico, cancelen o cambien de grupo un espacio que ya estaba inscrito.  

En cuanto a los beneficios que se generan para los Proyectos Curriculares, se encuentra el hecho de tener certeza sobre el número de estudiantes que están inscritos en cada grupo de los espacios académicos ofertados, además de brindar una herramienta más eficaz para gestionar casos especiales y poder resolver más efectivamente solicitudes poco habituales que realicen los estudiantes.

Para cualquiera de los roles mencionados anteriormente, este proceso también sirve para reducir la ocurrencia de errores humanos, garantizando un proceso más claro, concreto y transparente.

Es de destacar que en cada una de las jornadas, el mayor número de transacciones del total del día se llevaron a cabo en la primera hora (entre el 35 % y el 80%).

El proceso se dividió en las siguientes franjas, de las 8:00 a.m. a las 11:59 p.m.:

Facultad Tecnológica: jueves 21 de Marzo.

Facultad de Ingeniería: vienes 22 de Marzo.

Facultad de Ciencias y Educación: sábado 23 de Marzo.

Facultad de Medio Ambiente: domingo 24 de Marzo.

Facultad de Artes: lunes 25 de Marzo.

Todas las facultades: del martes 26 hasta el viernes 29 de Marzo.